“החברה גדלה לאורך השנים, אבל מבנה כוח האדם לא נבחן מחדש. היו תפקידים חופפים, חלוקת העבודה לא הייתה מאוזנת וחלק מהעובדים היו עמוסים בזמן שאחרים לא נוצלו נכון. מיכאל עזר לנו לבנות מחדש את מערך העבודה, לייעל את הצוות הקיים ולהגדיל משמעותית את התפוקה — גם לאחר צמצום מספר העובדים.”
נקודת הפתיחה
החברה העסיקה צוות גדול יחסית להיקף הפעילות, אך התפוקה לא תאמה את עלויות השכר. עם השנים נוספו עובדים ותפקידים ללא בחינה מחודשת של הצורך בהם, ונוצרו כפילויות, חוסר איזון בעומסים ותלות בעובדים מסוימים. הנהלת החברה הבינה שעלויות השכר מכבידות על הרווחיות, אך חששה שצמצום כוח האדם יפגע בשירות ובהיקף הפעילות.
מה גילינו
- תפקידים שונים שביצעו משימות דומות.
- חלוקת עבודה לא מאוזנת בין העובדים.
- פעולות ידניות שחזרו על עצמן ללא צורך.
- עובדים מקצועיים שבזבזו זמן על משימות אדמיניסטרטיביות.
- חוסר במדדי תפוקה אישיים ומחלקתיים.
- כוח אדם שנוסף לאורך השנים בלי התאמה להיקף העבודה בפועל.
- תהליכים מסורבלים שדרשו יותר עובדים מהנדרש.
מה עשינו
מיפינו את כל התפקידים, המשימות וזמני העבודה בכל מחלקה. בחנו אילו פעולות מייצרות ערך, אילו ניתן לבטל, אילו אפשר לאחד ואילו ניתן לבצע בצורה יעילה יותר. לאחר מכן הגדרנו מחדש תחומי אחריות, ביטלנו כפילויות, העברנו משימות לעובדים המתאימים, בנינו נהלים, הטמענו מדדי תפוקה והכשרנו את העובדים הקיימים לקחת אחריות רחבה יותר. במקביל בוצע צמצום מדורג של תפקידים שלא היה בהם עוד צורך.
התוצאה
החברה הצליחה להפחית את מצבת כוח האדם ואת עלויות השכר, תוך שמירה על רמת השירות והיקף הפעילות. העובדים הקיימים עבדו בצורה ממוקדת יותר, חלוקת העומסים השתפרה והתפוקה הכוללת עלתה.
המהלך הוכיח שהבעיה לא הייתה מחסור בעובדים, אלא מבנה עבודה שלא התאים עוד לצורכי החברה. לאחר ארגון מחדש, צוות קטן וממוקד יותר הצליח לייצר תפוקה גבוהה יותר ובעלות נמוכה יותר.